Modul - Modul ERP

Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul untuk berbagai fungsi dan proses dalam perusahaan. Setiap perusahaan komersil baik yang memproduksi barang atau jasa memiliki alur proses bisnis yang kontinyu. Mulai dari peminatan konsumen, pembuatan produk, penjualan, penagihan dan layanan purnajual. Alur proses tersebut digambarkan seperti pada gambar berikut :

Modul-modul ERP dirancang untuk mendukung proses tersebut dengan cara mengitegrasikan data pada setiap tahapan pada proses tersebut. Idealnya sistem ERP mampu memenuhi dukungan atas proses-proses bisnis utama dan proses pendukungnya. Keterkaitan antara modul-modul ERP dengan proses-proses penting pada perusahaan dapat digambarkan melalui keterkaitan antara konsep rantai nilai (value chain) dan dukungan modul ERP yang diperlukan.

Modul - Modul ERP 

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia ·.

Modul Operasi :

1. General Logistics
2. Sales and Distribution
3.  Materials Management
4. Logistics Execution
5. Quality Management
6. Plant Maintenance
7.  Customer Service
8. Production Planning and Control
9. Project System
10.  Environment Manajement

Modul Finansial dan Akuntansi :

1. General Accounting
2.  Financial Accounting
3. Controlling
4. Investment Management
5.  Treasury o Enterprise Controlling

Modul Sumber Daya Manusia :

1.  Personnel Management 
2.  Personnel Time Management
3. Payroll
4. Training and Event Management
5. Organizational Management
6. Travel Management

Modul-modul Pada Paket ERP

1. Modul Operasi

a. General Logistics (LO)

Logistik, definisinya adalah proses flow atau aliran pendistribusian yang efisien dan

penyimpanan barang dari titik asal/ produksi ke titik konsumsi/customer. Logistik adalah bagian

dari proses Supply Chain, yaitu suatu metode untuk mengontrol aliran barang. Atau dalam kata

lain adalah Logistik adalah proses pergerakan barang dari gudang menuju tangan konsumen.

Logistik pertama kali digunakan dalam dunia militer untuk menggambarkan proses penyediaan

persenjataan, obat obatan pada zona perang . Istilah ini sekarang digunakan lebih luas lagi (di

bidang bisnis). Modul logistik juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang

lainnya, yaitu:

· Modul Production Planning.

· Modul Enterprise Controlling.

· Modul Sales Distribution.

· Modul Material Management.

· Modul Plant Maintenance.

· Modul Quality Management.

Namun pada dasarnya adalah modul Logistik ini berfungsi untuk pengaturan logistik dari masa

purchasing hingga distribusi, dari Purchase requisition hingga delivery.

b. Sales and Distribution (SD)

Sales dan distribusi merupakan ujung tombak dari suatu perusahaan untuk mencapai tujuan dari

perusahaan tersebut. Sales menitik beratkan pada tehnik dan mencari pasar untuk produk. Sales

harus selalu ditunjang dengan proses distribusi yang baik. Proses distribusi harus merata dan

harus menerapkan prinsip on time delivery.

Desain dari modul Sales Distribution difokuskan kepada penggunaan strategi penjualan yang

sensitif terhadap perubahan yang terjadi dipasar.

Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu

merekam, menganalis dan mengintrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan

dan menghasilkan profit yang layak dalam priode akuntansi yang akan datang

c. Material Management (MM)

Tujuan dari modul ini adalah mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan,

pengadaan, pembelian hingga penyimpanan material.

Manfaat yang diperoleh antara lain:

· Otomasi evaluasi pemasok

· Tingkat biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah pada inventory dan

manajemen pergudangan

· Terintegrasi dengan verifikasi penagihan (invoice)

d. Logistics Execution (LE)

Modul LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP,

EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa

purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

e. Production Planning (PP)

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai

kepada proses pengiriman produk.

f. Plant Maintenance (PM)

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan

secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan

dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

g. Quality Management(QM)

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah

untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000

series.

h. Project System (PS)

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

· Perencanaan terhadap waktu dan nilai

· Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan

menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

· Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan

kapasitas material, serta sumber daya manusia

· Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan

· Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

i. Customer Service (CS)

CS dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan pengolahan untuk pemrosesan

order penjualan, manajemen hubungan pelanggan (CRM), distribusi fisik, faktur, dan aktivitas

pelanggan terkait.

CS modul menawarkan kemampuan untuk memproses perkiraan penjualan, pesanan

perusahaan, dan jadwal rencana pengiriman.

j. Environment Management

Produsen berada di bawah tekanan dari semua lini untuk mendokumentasikan dampak

lingkungan mereka. Dokumentasi ini mungkin dimaksudkan terutama untuk membuktikan

kepatuhan dengan mandat pemerintah, bersaing untuk bisnis dalam permintaan untuk proses

informasi,atau untuk memberikan dukungan keputusan untuk suara praktek pengelolaan

lingkungan.

Terlepas dari bagaimana dampak lingkungan digunakan, dalam sebagian besar perusahaan

manufaktur, data tentang bagaimana operasi berdampak pada udara, air dan tempat

pembuangan sampah adalah sulit jika tidak mungkin untuk mendapatkan. Teknologi informasi

yang memadai (TI) sistem tidak berada dalam tempat untuk mengumpulkan data. Dan data

berasal dari hampir setiap kegiatan dan departemen di perusahaan, membuat inisiatif

pengelolaan lingkungan baik politik dan mimpi buruk data logistik.

2. Modul Keuangan

· Menyediakan fasilitas untuk menjalankan fungsi manajemen keuangan dan dukungan

analisis berbagai lokasi bisnis.

· Modul keuangan memiliki serangkaian subsistem :

o Financial Accounting (General Ledger, AR/AP, Special Ledger, Fixed Asset

Accounting, Legal Consolidation)

o Controlling (Overhead Cost Controlling, Activity Based Costing, Product Cost

Accounting, Profit Analysis)

o Investmen management (Planning, Budget, Control)

o Treasury (Cash Management, Treasury Management)

o Enterprise Controlling (EIS, Busines Plan and Budget, Profit Center Cost)

1.1. Akuntansi Keuangan

· Menyediakan kendali atas seluruh perusahaan dan integrasi informasi keuangan yang sangat

penting bagi pengambil keputusan.

· Beberapa fitur penting akuntansi keuangan :

o Penelusuran transaksi dari hulu ke hilir, dari laporan hingga transaksi awal, perhitungan

total hingga rincian.

o Integrasi, sentralisasi dan fleksibilitas atas pengendalian keuangan perusahaan,

dukungan mata uang, bahasa dll

o Kesesuaian dengan standar akuntansi international.

· Modul-modul umum yang berada pada kelompok subsystem akuntansi dan keuangan :

· General Ledger

o Dukungan strukturisasi alokasi/penggunaan biaya dan transaksi keuangan berdasarkan

kelompok tertentu.

o Otomatisasi dan distribusi aplikasi sehingga semua perubahan dan pembaruan data

dapat otomatis.

o Kostumisasi pelaporan keuangan yang dokumenya dapat di modifikasi sesuai kebutuhan

keuangan.

· Account Receivable dan Payable

o Transaksi ini terintegrasi dengan data pada GL dan area bagian penjualan dan distribusi.

o Transaksi AR/AP secara otomatis dialankan setiap terjadi transaksi akuntansi yang erhub

dengan modul lain (meliputi integrasi internet, manajemen doc dan EDI)

· Asset Accounting

o Untuk mengelola kekayaan tetap (fixed Asset).

o Berperan sebagai subledger dari General Ledger dan menyediakan transaksi rinci yang

berhub. dgn aset.

o Dukungan terhadap siklus hidup asset (mulai dari akuisisi sampai tidak terpakai lagi).

· Legal Consolidation

o Pernyataan keuangan harus terintegrasi secara efektif dengan data operasional setiap

individu pd perusahaan.

o Erat hubungan dengan akuntansi keuangan dan transfer data langsung dari pernyataan

individu kedalam laporan konsolidasi.

o Menyajikan data dari berbaai sudut pandang.

o Masing-masing sudut pandang dapat dijadikan bahan pembuatan laporan yang sesuai

aspek hukum dan bisnis.

1.2. Controling

· Menyediakan dukungan fungsi-fungsi biaya internal yang efektif.

· Menyediakan informasi umum yang digunakan dalam proses kendali keuangan.

· Mendukung pembuatan laporan-laporan controling.

· Modul-modul yang umum pada controling.

o Overhead Cost Controling : mengontrol peningkatan biaya tidak langsung (overhead)

yang biasanya diarahkan ke produk tertentu.

o Cost Center Accounting : menganalisis adanya overhead pada organisasi. Sistem

menyediakan fasilitas pengalokasian dan penelusuran penetapan biaya.

o Overhead Order : mengumpulkan dan menganalisis biaya berdasarkan ukuran individu

internal.

o Product Cost Controling : menentukan biaya yang ditimbulkan dari pembuatan sebuah

produk. Penting untuk menentukan batas harga terendah produk.

o Cost Object Controlling : modul untuk memonitor order diarea produksi. Terintegrasi

dengan komponen logistik sehingga mampu menyajikan informasi seketika atas biaya

aktual dan perhitungan biaya yang sudah berjalan.

o Profitability Analysis : digunakan untuk mempelajari sumber-sumber pengembalian

biaya. Penentuan alokasi biaya berdasarkan atas pendapatan yang ditetapkan pada

 segment tertentu. Beberapa jenis segment pasar dapat didefiisikan dan dibedakan satu

sam lain, misalnya : produk, konsumen, order, jalur ditribusi dan batas pendapatan.

1.3. Investment Management

· Mendukung proses investasi mulai dari erencanaan hingga investasi.

· Perencanaan dan anggaran investasi dapat dibuat dari tingkat tertinggi dari order tertentu dapat

di breakdown secara hirarki berdasarkan alokasi pada masing-masing departemen.

· Perencanaan dan pengalolaan distribusi modal. Perusahaan dapat memasukkan aplikasi proyek

yang memerlukan modal dalam jumlah tertentu kemudian ditentukan proses evaluasi dan

persetujuan yang akan digunakan.

· Melakukan dan perencanaan dan perhitungan pengunarangan nilai investasi berdasarkan

ukuran tertentu.

1.4. Treasury

· Efisiensi aliran dana jangka pendek, menengah dan panjang, dan antisipasi resiko merupakan

aspek daya saing perusahaan.

· Modul-modul pada treasury meliputi :

· Cash Management : modul untuk menganalisis transaksi keuangan untuk periode tertentu.

Transaksi pembayaran perusahaan meliputi cash holding (uang ditangan), cash inflow (aliran

uang masuk), cash outflow (aliran uang keluar). Intinya cash management menjamin agar

semua informasi untuk likuiditas (informasi sumber dan penggunan biaya) dapat tersedia dan

dapat digunakan untuk analisis dan proses pengambilan keputusan.

· Treasury Management : berfungsi untuk menyediakan fungsi untuk mengelola posisi dan

perjanjian keuangan mulai dari order sampai transfer data ke baguan akunting.

1.5. Enterprise Controling

· Modul yang mendukung fungsi pengendalian atas organisasi.

· Modul-modul yang tersedia diantaranya :

o Executife Information System : Menyediakan informasi untuk mengelola organisasi,

komponen ini mengintegrasikan data dari komponen ERP lainya dan data diluar ERP.

Informasi yang disajikan berupa rekapitulasi dan overview serta dapat disajikan dalam

bentuk drilldown untuk analisis interaktif.

o Business Planning and Budgeting : Menydiakan dukungan untuk unit bisnis atau group

untuk menghitung target bisnis yang meliputi : perencanaan investasi utama, ROI,

pencairan anggaran dan penelsuran.

3. Human Resources

Berfungsi untuk:

· Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit

dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

· Melindungi data personalia dari pihak luar

· Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen

karir

Modul HR terdiri dari :

a. Personel Management : mengatur, merencanakan dan juga mengendalikan diri sendiri.

b. Personnel Time Management : pengelolaan waktu bagi karyawan.

c. Payroll : pengajian bagi perusahaan – perusahaan dalam mengelola karyawan

d. Training and Event Management : mengadakan Pelatihan terhadap karyawan, baik pelatihan

terhadap karyawan baru maupun karyawan lama secara berkala dan event dimana perusahaan

mengadakan serangkaian acara-acara penting yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan.

e. Organizational Management : manajemen organisasi yang berfungsi mengelola secara

profesional fungsi SDM bersama-sama dengan manajer lini, karena pengelolaan SDM

merupakan bagian dari tugas-tugas seorang manajer dari fungsi manapun.

f. Travel Management : pengelolaan di mana manajemen mengadakan perjalanan untuk

meningkatkan semangat kerja karyawan dan menambah pengetahuan mengenai keadaaan

diluar perusahaan.

Software ERP

Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source

· Dynamics AX

· Compiere

· ORACLE

· BAAN

· SAP

· IFS

· Mincom Ellipse

· Axapta

· Orlansoft

· OpenERP

· Microsoft Dynamics NAV