Pengertian SaaS, Karakteristik, Keuntungan dan Kerugian

Definisi Software as a Service (SaaS)

Software as a Service (SaaS) adalah model lisensi perangkat lunak di mana akses ke perangkat lunak disediakan berdasarkan berlangganan, dengan perangkat lunak yang berada di server eksternal dan bukan pada server yang berlokasi di rumah. Software as a Service biasanya diakses melalui browser web, dengan pengguna masuk ke sistem menggunakan nama pengguna dan kata sandi. Artinya setiap pengguna harus menginstal perangkat lunak di komputer mereka, pengguna dapat mengakses program melalui internet. Dalam bahasa Indonesia Software as a Service bisa diartikan sebagai perangkat lunak sebagai sebuah layanan.

Berikut adalah konsep dasar mengenai SaaS :

1. Software as a Service (SaaS) adalah model lisensi perangkat lunak, yang memungkinkan akses ke perangkat lunak sebagai langganan menggunakan server eksternal.
2. SaaS memungkinkan setiap pengguna untuk mengakses program melalui internet, daripada harus menginstal perangkat lunak pada komputer pengguna.
3. SaaS memiliki banyak aplikasi bisnis, termasuk berbagi file, email, kalender, manajemen retensi pelanggan, dan sumber daya manusia.

Munculnya Software-as-a-Service (SaaS) bertepatan dengan kebangkitan komputasi berbasis cloud. Cloud computing adalah proses menawarkan layanan teknologi melalui internet, yang seringkali mencakup penyimpanan data, jaringan, dan server. Sebelum SaaS tersedia, perusahaan yang ingin memperbarui perangkat lunak di komputer mereka harus membeli compact disk yang berisi pembaruan dan mengunduhnya ke sistem mereka.

Untuk organisasi besar, memperbarui perangkat lunak adalah upaya yang menghabiskan waktu. Seiring waktu, pembaruan perangkat lunak menjadi tersedia untuk diunduh melalui internet, dengan perusahaan membeli lisensi tambahan dari pada disk tambahan. Namun, salinan perangkat lunak masih perlu diinstal pada semua perangkat yang membutuhkan akses ke sana.

Dengan SaaS, pengguna tidak perlu menginstal atau memperbarui perangkat lunak apa pun. Sebaliknya, pengguna dapat masuk melalui internet atau browser web dan terhubung ke jaringan penyedia layanan untuk mengakses layanan tertentu.

SaaS dianggap sebagai contoh teori pertumbuhan endogen, yang merupakan teori ekonomi yang menganut kepercayaan bahwa pertumbuhan ekonomi dapat dicapai melalui pengembangan teknologi baru dan peningkatan efisiensi produksi. Perusahaan teknologi, perusahaan jasa keuangan, dan utilitas telah memimpin dunia bisnis dalam mengadopsi teknologi SaaS.

1. Contoh Penggunaan Software as a Service (Saas)

Mengingat kemudahan aksesnya, model pengiriman perangkat lunak SaaS telah menjadi hal yang umum untuk banyak jenis aplikasi bisnis, dan telah dimasukkan ke dalam strategi pengiriman banyak vendor perangkat lunak perusahaan.

Perusahaan SaaS memiliki penawaran yang tersedia untuk berbagai aplikasi bisnis, termasuk email dan kolaborasi, Customer Relation Management (CRM), proses penagihan / penggajian, manajemen penjualan, manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan, manajemen database, perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), konten manajemen, dan pengeditan dan manajemen dokumen.

Seperti halnya layanan cloud lainnya, organisasi biasanya membayar aplikasi SaaS melalui biaya berlangganan, secara bulanan atau tahunan. Ini kontras dengan model tradisional membayar perangkat lunak melalui lisensi abadi, dengan biaya di muka dan biaya dukungan berkelanjutan opsional.

SaaS memiliki banyak aplikasi, termasuk:

• Layanan email
• Fungsi audit
• Mengotomatiskan pendaftaran untuk produk dan layanan
• Mengelola dokumen, termasuk berbagi file dan kolaborasi dokumen
• Kalender perusahaan bersama, yang dapat digunakan untuk acara penjadwalan
• Customer Relation Management (CRM), yang pada dasarnya adalah basis data informasi klien dan prospek. CRMs berbasis SaaS dapat digunakan untuk menyimpan informasi kontak perusahaan, aktivitas bisnis, produk yang dibeli serta melacak prospek.

2. Resiko dan tantangan SaaS

SaaS hadir dengan serangkaian risiko dan tantangan yang perlu diwaspadai oleh perusahaan untuk memaksimalkan manfaat dari model pengiriman.

Mirip dengan layanan cloud lainnya, pengguna SaaS mengandalkan penyedia layanan mereka untuk beroperasi setiap saat sehingga mereka dapat mengakses aplikasi sesuai kebutuhan. Mereka juga bergantung pada penyedia untuk memastikan bahwa perangkat lunak tetap up to date dalam hal fitur baru, patch keamanan, dan perubahan lainnya.

Meskipun penyedia SaaS mengambil langkah besar untuk memastikan uptime dan ketersediaan terus menerus, bahkan vendor terbesar dapat mengalami gangguan yang tak terduga dalam layanan. Perusahaan yang menggunakan SaaS dapat mengharapkan untuk kehilangan beberapa tingkat kontrol ketika datang ke aksesibilitas, yang merupakan salah satu trade-off dari cloud computing secara umum.

Kehilangan kendali ini dapat meluas ke area lain, seperti ketika penyedia layanan mengadopsi versi baru aplikasi tetapi perusahaan tidak siap untuk melakukan perubahan seperti itu atau tidak ingin mengeluarkan biaya pelatihan pengguna dalam versi baru .

Jika perusahaan memutuskan ingin beralih ke penyedia SaaS baru, mereka mungkin menghadapi tugas sulit memindahkan file yang sangat besar melalui internet ke penyedia baru. Sebaliknya, mengubah perangkat lunak yang digunakan secara lokal biasanya tidak mengubah lokasi file, yang cenderung berada di pusat data perusahaan sendiri.

3. Keamanan dan privasi SaaS

Keamanan dan privasi juga merupakan masalah, seperti halnya dengan layanan cloud lainnya. Jika penyedia layanan mengalami pelanggaran data, itu dapat membahayakan keamanan data perusahaan dan ketersediaan layanan.

Risiko potensial lainnya terkait kualitas layanan dan pengalaman pengguna. Meskipun ada peningkatan dalam teknologi jaringan, karena aplikasi SaaS mungkin di-host jauh dari tempat pengguna berada, mungkin ada masalah latensi yang memengaruhi waktu respons untuk aplikasi.

Banyak organisasi tidak memiliki strategi cloud yang luas, dan ini telah menyebabkan peningkatan pengguna bisnis yang memperoleh aplikasi SaaS sendiri tanpa sepengetahuan IT  untuk mengisi celah yang ada. Itu bisa mengarah pada pengeluaran yang boros, manajemen data yang buruk, dan kerja ekstra untuk memindahkan proses dan data dari satu sistem yang tidak terintegrasi ke yang lain.

4. Contoh Perusahaan SaaS 

Salesforce.com adalah perusahaan SaaS awal dan platform SaaS-nya tetap menjadi salah satu aplikasi berbasis cloud yang paling populer. Pasar bisnis SaaS terus tumbuh dan teknologi SaaS terus mendapatkan popularitas.

Di antara penyedia SaaS perusahaan terkemuka lainnya adalah ADP, Adobe Systems, Box, Citrix Systems, Dropbox, Google, IBM, Intuit, Microsoft, Oracle, SAP, ServiceNow, dan Workday. Tetapi ratusan perusahaan menawarkan perangkat lunak mereka sebagai SaaS, dari alat manajemen seluler hingga manajemen laporan pengeluaran, dari transcoding video ke perhitungan keuangan, dari pembersihan data pelanggan hingga desain berbantuan komputer (CAD).

Karakteristik SaaS

Cara yang baik untuk memahami model SaaS adalah dengan melihat bank, yang melindungi privasi setiap pelanggan sambil memberikan layanan yang andal dan aman dalam skala besar. Pelanggan bank semua menggunakan sistem dan teknologi keuangan yang sama tanpa khawatir ada orang yang mengakses informasi pribadi mereka tanpa otorisasi.

"Bank" memenuhi karakteristik utama dari model SaaS:

1. Arsitektur Multitenant

Arsitektur multitenant adalah tempat semua pengguna dan aplikasi berbagi infrastruktur tunggal dan basis kode yang terpelihara secara terpusat. Karena klien vendor SaaS semuanya pada infrastruktur dan basis kode yang sama, vendor dapat berinovasi lebih cepat dan menghemat waktu pengembangan yang berharga yang dihabiskan sebelumnya untuk mempertahankan berbagai versi kode yang ketinggalan zaman.

2. Kustomisasi yang mudah

Kemampuan bagi setiap pengguna untuk dengan mudah menyesuaikan aplikasi agar sesuai dengan proses bisnis mereka tanpa mempengaruhi infrastruktur umum. Karena cara SaaS dirancang, kustomisasi ini unik untuk setiap perusahaan atau pengguna dan selalu dipertahankan melalui peningkatan. Itu berarti penyedia SaaS dapat melakukan peningkatan lebih sering, dengan risiko pelanggan lebih sedikit dan biaya adopsi yang jauh lebih rendah.

3. Akses yang lebih baik

Peningkatan akses ke data dari perangkat jaringan apa pun sembari membuatnya lebih mudah untuk mengelola hak istimewa, memantau penggunaan data, dan memastikan semua orang melihat informasi yang sama pada saat yang sama.

4. SaaS Memanfaatkan Web Konsumen

Siapa pun yang familiar dengan Amazon.com atau My Yahoo! akan terbiasa dengan antarmuka Web dari aplikasi SaaS yang khas. Dengan model SaaS, Anda dapat menyesuaikan dengan kemudahan titik-dan-klik, menjadikan minggu atau bulan yang diperlukan untuk memperbarui perangkat lunak bisnis tradisional tampak kuno tanpa harapan.

5. Tren SaaS

Organisasi sekarang sedang mengembangkan SaaS integration platforms (atau SIP) untuk membangun aplikasi SaaS tambahan. Perusahaan konsultan Saugatuck Technology menyebut ini "gelombang ketiga" dalam adopsi perangkat lunak: ketika SaaS bergerak di luar fungsionalitas perangkat lunak mandiri untuk menjadi platform untuk aplikasi yang sangat penting.

Keuntungan Menggunakan Software as a Service (Saas)

SaaS menghilangkan kebutuhan organisasi untuk menginstal dan menjalankan aplikasi di komputer mereka sendiri atau di pusat data mereka sendiri. Ini dapat menghilangkan biaya pembelian perangkat keras, penyediaan dan pemeliharaan, serta lisensi perangkat lunak, instalasi dan dukungan. Manfaat lain dari model SaaS meliputi:

1. Pembayaran fleksibel

Daripada membeli perangkat lunak untuk diinstal, atau perangkat keras tambahan untuk mendukungnya, pelanggan berlangganan tawaran SaaS. Umumnya, mereka membayar layanan ini setiap bulan menggunakan model pay-as-you-go. Transisi biaya ke biaya operasi berulang memungkinkan banyak perusahaan untuk melakukan penganggaran yang lebih baik dan lebih dapat diprediksi. Pengguna juga dapat menghentikan penawaran SaaS kapan saja untuk menghentikan biaya berulang tersebut.

2. Penggunaan yang dapat diukur

Layanan Cloud seperti SaaS menawarkan skalabilitas vertikal yang tinggi, yang memberi pelanggan opsi untuk mengakses lebih banyak, atau lebih sedikit, layanan atau fitur sesuai permintaan.

3. Pembaruan otomatis

Daripada membeli perangkat lunak baru, pelanggan dapat mengandalkan penyedia SaaS untuk secara otomatis melakukan pembaruan dan menambal manajemen. Ini semakin mengurangi beban staf TI in-house.

4. Aksesibilitas dan persistensi

Karena aplikasi SaaS dikirimkan melalui Internet, pengguna dapat mengaksesnya dari perangkat dan lokasi yang mendukung Internet.

Kerugian Menggunakan Software as a Service (Saas)

SaaS juga memiliki beberapa potensi kerugian. Bisnis harus mengandalkan vendor luar untuk menyediakan perangkat lunak, menjaga dan menjalankan perangkat lunak itu, melacak dan melaporkan penagihan yang akurat dan memfasilitasi lingkungan yang aman untuk data bisnis. Masalah dapat muncul ketika penyedia layanan mengalami gangguan, memaksakan perubahan yang tidak diinginkan pada penawaran layanan, atau mengalami pelanggaran keamanan, yang semuanya dapat memiliki efek mendalam pada kemampuan pelanggan untuk menggunakan penawaran SaaS. Untuk mengurangi masalah ini secara proaktif, pelanggan harus memahami perjanjian tingkat layanan penyedia SaaS mereka, dan memastikan perjanjian itu ditegakkan.

Kerugian lain pada adopsi SaaS melibatkan keamanan data dan kecepatan pengiriman. Karena data disimpan di server eksternal, perusahaan harus yakin bahwa itu aman dan tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Koneksi internet yang lambat dapat mengurangi kinerja, terutama jika server cloud diakses dari jarak jauh. Jaringan internal cenderung lebih cepat daripada koneksi internet.