7 Alasan Kenapa Anda Harus Backup Microsoft 365
Apakah Anda memiliki kontrol atas data Microsoft 365 Anda? Apakah Anda memiliki akses ke semua item yang kamu butuhkan? Reaksi spontan biasanya, "Tentu saja saya mau," atau "Microsoft mengambil mengurus semuanya.”
Tetapi jika Anda benar-benar memikirkannya - apakah Anda yakin? Microsoft sangat memperhatikan, dan menyediakan layanan hebat untuk pelanggan mereka. Namun, fokus utama Microsoft adalah mengelola infrastruktur Microsoft 365 dan menjaga uptime untuk pengguna Anda. Mereka memberdayakan ANDA dengan tanggung jawab data Anda. Kesalahpahaman bahwa Microsoft sepenuhnya mencadangkan data Anda atas nama Anda adalah cukup umum, dan tanpa perubahan pola pikir, bisa berakibat buruk tanggung jawab ini dibiarkan begitu saja.
Pada akhirnya, Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki akses dan kontrol atas Exchange Online Anda, SharePoint Online, OneDrive for Business, dan data Microsoft Teams. Laporan ini membahas bahaya tidak memiliki cadangan Microsoft 365 di gudang senjata Anda, dan mengapa solusi pencadangan untuk Microsoft 365 mengisi kesenjangan retensi jangka panjang dan perlindungan data.
Kesalahan Besar dalam Mengelola Microsoft 365
Kesalahpahaman jatuh antara tanggung jawab yang dirasakan Microsoft dan tanggung jawab sebenarnya pengguna atas perlindungan dan retensi jangka panjang mereka dataMicrosoft 365. Pencadangan dan pemulihan yang disediakan Microsoft dan apa pengguna menganggap mereka mendapatkan seringkali berbeda. Artinya, selain standar tindakan pencegahan yang diterapkan Microsoft 365, Anda mungkin perlu menilai ulang tingkat kontrol yang Anda miliki atas data Anda dan seberapa banyak akses yang benar-benar Anda miliki.
Microsoft 365 menawarkan redundansi geo, yang sering disalahartikan sebagai pencadangan. Cadangan terjadi ketika salinan historis data dibuat dan kemudian disimpan di tempat lain lokasi. Namun, yang lebih penting adalah Anda memiliki akses langsung ke dan kontrol atas cadangan itu. Jadi jika data hilang, tidak sengaja terhapus atau jahat diserang, misalnya Anda dapat pulih dengan cepat. Redundansi geo, di sisi lain tangan, melindungi terhadap kegagalan situs atau perangkat keras, jadi jika ada infrastruktur crash atau outage, pengguna Anda akan tetap produktif dan seringkali tidak menyadari hal ini masalah mendasar.
7 alasan mengapa backup Microsoft 365 sangat penting
1. Accidental deletion (Penghapusan tak sengaja)
Jika Anda menghapus pengguna, apakah Anda sengaja atau tidak, penghapusan itu direplikasi di seluruh jaringan, bersama dengan penghapusannya Akun dan kotak surat OneDrive for Business.
Tempat sampah daur ulang asli dan riwayat versi disertakan dalam Microsoft 365 hanya dapat melindungi Anda dari kehilangan data secara terbatas, yaitu dapat mengubah pemulihan sederhana dari cadangan yang tepat menjadi besar masalah setelah Microsoft 365 dihapus secara geo-redundan data selamanya, atau jika periode retensi telah berlalu.
Ada dua jenis penghapusan di platform Microsoft 365, hapus lunak dan hapus keras. Contoh soft delete adalah mengosongkan folder Item Terhapus. Itu juga disebut sebagai “Dihapus Secara Permanen.” Dalam hal ini, permanen tidak sepenuhnya permanen, karena item tersebut masih dapat ditemukan di Recoverable folder item.
Hard delete adalah saat item diberi tag untuk dibersihkan database kotak surat sepenuhnya. Setelah ini terjadi, itu tidak dapat dipulihkan, titik.
2. Retention policy gaps and confusion (Kesenjangan dan kebingungan kebijakan retensi)
Laju bisnis yang cepat di era digital cocok untuk itu kebijakan yang terus berkembang, termasuk kebijakan retensi yang sulit untuk mengikuti, apalagi mengelola. Sama seperti keras dan penghapusan ringan, Microsoft 365 memiliki pencadangan dan penyimpanan terbatas kebijakan yang hanya dapat menangkis kehilangan data situasional, dan tidak dimaksudkan untuk menjadi solusi cadangan yang mencakup semua.
Jenis pemulihan lainnya, pemulihan waktu tertentu item kotak surat, tidak termasuk dalam cakupan Microsoft. Dalam kasus masalah bencana, solusi cadangan dapat memberikan kemampuan untuk memutar kembali ke titik waktu sebelumnya sebelum masalah ini dan menyelamatkan hari.
Dengan solusi pencadangan Microsoft 365, tidak ada retensi kesenjangan kebijakan atau memulihkan ketidakfleksibelan. Pencadangan jangka pendek atau arsip jangka panjang, pemulihan granular atau waktu tertentu, semuanya di ujung jari Anda membuat pemulihan data menjadi cepat, mudah, dan andal.
3. Internal security threats (Ancaman keamanan internal)
Gagasan tentang ancaman keamanan mengingatkan para peretas dan virus. Namun, bisnis mengalami ancaman dari dalam, dan mereka terjadi lebih sering daripada yang Anda pikirkan. Organisasi menjadi korban ancaman yang ditimbulkan oleh karyawan mereka sendiri, keduanya sengaja dan tidak sengaja.
Akses ke file dan kontak berubah begitu cepat, mungkin sulit untuk mengawasi yang paling sering Anda instal memercayai. Microsoft tidak memiliki cara untuk mengetahui perbedaan antara pengguna biasa dan karyawan yang diberhentikan mencoba untuk menghapus data penting perusahaan sebelum mereka berangkat. Selain itu, beberapa pengguna tanpa sadar membuat ancaman serius dengan mengunduh file yang terinfeksi atau secara tidak sengaja membocorkan nama pengguna dan kata sandi ke situs yang menurut mereka dapat dipercaya.
Contoh lain adalah perusakan barang bukti. Bayangkan seorang karyawan secara strategis menghapus email atau file yang memberatkan menyimpannya benda-benda ini di luar jangkauan hukum, kepatuhan atau departemen SDM.
4. External security threats (Ancaman keamanan luar)
Malware dan virus, seperti ransomware, telah melakukan hal yang serius kerusakan pada organisasi di seluruh dunia. Tidak hanya perusahaan reputasi berisiko, tetapi privasi dan keamanan internal dan data pelanggan juga.
Ancaman eksternal dapat menyelinap masuk melalui email dan lampiran, dan itu tidak selalu cukup untuk mendidik pengguna tentang apa yang harus diwaspadai untuk terutama ketika pesan yang terinfeksi tampak begitu menarik.
Fungsi pencadangan/pemulihan terbatas Exchange Online adalah tidak memadai untuk menangani serangan serius. Pencadangan rutin akan membantu memastikan salinan terpisah dari data Anda tidak terinfeksi dan bahwa Anda dapat pulih dengan cepat.
5. Legal and compliance requirements (Persyaratan hukum dan kepatuhan)
Terkadang Anda perlu mengambil email, file, atau jenis data lain di tengah tindakan hukum. Sesuatu yang tidak pernah Anda pikirkan itu akan terjadi pada Anda sampai itu terjadi. Microsoft memiliki built-in beberapa jaring pengaman (tahan litigasi dan retensi). Tapi, ini bukan solusi cadangan yang kuat yang akan menjaga perusahaan Anda keluar dari masalah hukum. Misalnya, dengan solusi cadangan, jika Anda sengaja menghapus email atau dokumen sebelum diterapkan penahanan legal, Anda masih bisa mendapatkannya kembali untuk memastikan Anda memenuhi kewajiban hukum Anda.
Persyaratan hukum, persyaratan kepatuhan, dan akses peraturan bervariasi antara industri dan negara, tetapi denda, hukuman dan perselisihan hukum adalah tiga hal yang tidak Anda miliki ruang untuk daftar tugas Anda.
6. Mengelola penerapan dan migrasi email hibrid ke Microsoft 365
Organisasi yang mengadopsi Microsoft 365 biasanya memerlukan jendela waktu untuk melayani sebagai jendela transisi antara on-premise Exchange dan Microsoft 365 Exchange Online. Beberapa bahkan pergi sebagian kecil dari sistem warisan mereka telah ditambahkan fleksibilitas dan kontrol tambahan. Penerapan email hibrid ini umum, namun menimbulkan tantangan manajemen tambahan.
Solusi cadangan Microsoft 365 yang tepat harus dapat menangani penerapan email hibrid, dan memperlakukan pertukaran data dengan cara yang sama, membuat lokasi sumber tidak relevan.
Selain itu, Anda harus dapat menyimpan data di mana saja Anda pilih, apakah di tempat, di penyimpanan objek cloud tersebut sebagai AWS S3 atau Azure Blob, atau dengan penyedia layanan terkelola.
7. Teams data structure (Struktur data tim)
Microsoft Teams mendapatkan adopsi dan pertumbuhan yang cepat dengan peningkatan tersebut dalam bekerja jarak jauh. Sekarang pusat dunia produktivitas kita. Microsoft menyusun Teams sebagai antarmuka pengguna yang menyatukan Layanan Microsoft 365, seperti SharePoint Online dan OneDrive for Bisnis. Pendekatan ini memberikan komunikasi yang gesit dan real-time dan kolaborasi untuk Teams.
Anda perlu melindungi data di lokasi ini, tetapi bukan hanya itu yang Anda butuhkan untuk melindungi. Teams memiliki pengaturan, konfigurasi, dan keanggotaan yang semua perlu dilindungi dan dipulihkan. Cadangan yang dibuat khusus solusi dapat melindungi tidak hanya data tetapi juga pengaturan ini dan mereka interkoneksi yang terkait antara aplikasi.
Lebih dari sebelumnya, orang-orang menggunakan Teams untuk proyek dan inisiatif khusus dengan kecepatan tinggi. Tapi begitu Anda menyelesaikan sebuah proyek Anda harus menyimpan salinan proyek yang sudah selesai untuk kebutuhan jangka panjang seperti permintaan hukum dan kepatuhan. Yang sering terjadi adalah itu Tim ini salah dihapus atau retensi salah diterapkan, yang mana membuat file lain atau dokumen penting tidak tersedia.
Cadangan juga dapat membantu dalam skenario jangka pendek. Misalnya, jika seorang karyawan mengatakan sesuatu yang tidak pantas dalam percakapan Tim, tetapi kemudian menghapus pesan, memiliki cadangan akan membuatnya obrolan dapat dipulihkan dan tersedia untuk SDM untuk ditinjau. Cadangan pihak ketiga vendor tidak hanya memberikan perlindungan dari yang tidak diketahui tetapi juga bisa menawarkan berbagai cara untuk mengembalikan yang hilang atau tidak sengaja terhapus Tim atau saluran.
Kesimpulan
Silakan lihat lebih dekat. Ada celah keamanan yang mungkin Anda alami belum diketahui sebelumnya. Anda telah membuat keputusan bisnis yang cerdas dengan menyebarkan Microsoft 365, sekarang temukan solusi cadangan yang menawarkan Anda berdua lengkap akses dan kontrol penuh atas data Microsoft 365 Anda dan hindari risiko kehilangan data yang tidak perlu.
Tidak memiliki sumber daya untuk mencadangkan dan mengelola Microsoft Anda 365 lingkungan? Pertimbangkan untuk memanfaatkan Backup-as-a-Service (BaaS) dengan Penyedia Layanan Terkelola yang memiliki keahlian dan kemampuan untuk menerapkan solusi dengan cepat. Dengan BaaS, Anda akan memiliki kebebasan pilihan untuk menemukan mitra yang tepat yang memenuhi cadangan dan bencana Anda kebutuhan pemulihan.
Veeam Backup for Microsoft 365
